Je kan het PPP-model toepassen op de vereniging.
‘Product’ van de vereniging
Waarom bestaat je vereniging? En hoe probeert je vereniging haar doelen te realiseren?
- Resultaat: dit is de missie van de vereniging. Wat wil ze bewerkstelligen in de samenleving? Een sterke vereniging is een vereniging die haar koers bepaalt op basis van een duidelijke missie, die inspeelt op een maatschappelijke nood. De missies van vele verenigingen zijn geleidelijk naar elkaar gegroeid en combineren meestal drie elementen: ontmoeten, individuele ontplooiing en een maatschappelijke verandering. Een thematische of een doelgroepfocus helpt een vereniging om zich te onderscheiden. Indien een vereniging naast het verenigingsdoel ook nog het doel van belangenbehartiging en/of een dienstverleningsdoel nastreeft, kan dit leiden tot een minder afgestemde ondersteuning van hun lokale groepen.
- Techniek: dit is de manier waarop de vereniging haar doelen tracht te realiseren. Professionalisering van de beroepskrachten leidt tot een groeiende inbreng van managementmodellen uit de profit. Modellen die de aandacht verschuiven van de missie naar efficiëntie en ‘return on investment’ leiden tot missiedrift. Wantrouwen zit veelal in deze modellen ingebakken en vertaalt zich in richtlijnen en controle waardoor de autonome ruimte van de afdelingsbegeleider beperkt wordt. Hoe meer beroepskrachten op landelijk niveau, hoe meer kans dat de afdelingsbegeleiders in de minderheid komen en/of de aansturing van de vereniging meer topdown wordt.
‘People’ van de vereniging
Weet je vereniging wat er leeft bij de vrijwilligers? En hoe stemt ze af met de lokale afdelingen?
- Gedrag: vooral ‘routineuze’ en ‘verstillende’ afdelingen haken af op klassieke kadervorming en regionaal overleg waar de agenda door de vereniging wordt bepaald. Bovendien ervaren ze de goedbedoelde acties tot verjonging en bestuursvernieuwing vanuit de vereniging als onaangenaam. Afdelingsbegeleiders hebben teveel afdelingen onder hun hoede en selecteren op basis van haalbaarheid, waardoor ook hier het contact tussen afdeling en vereniging achteruitgaat. ‘Startende’ en ‘autonome’ afdelingen die meer beroep doen op ondersteuning, hebben dan ook meer contact met hun vereniging. Deze afdelingen volgen nog vorming en gaan naar regionaal overleg.
- Beweegredenen: het is belangrijk dat een vereniging weet wat er leeft bij haar afdelingen. Helaas biedt de klassieke democratische structuur hierop onvoldoende antwoord. Afdelingsbegeleiders weten de vinger aan de pols te houden, maar hun stem wordt niet altijd versterkt in de organisatiestructuur van de vereniging.
‘Procedure’ van de vereniging
Topdown? Liever bottom-up!
- Structuur: Een kanteling van topdown naar bottum-up is hier broodnodig. Het opdelen in bestuurlijke regio’s was een topdown beslissing gebaseerd op de bestuurlijke geografische indeling door Napoleon. Waarom niet aan afdelingen vragen met welke andere afdelingen ze het zinvol vinden om samen te komen, los van gemeentelijke en provinciale grenzen? De vertegenwoordigingspyramide is ook al enkele decennia oud, het heeft zijn nut bewezen toen, maar voldoet nu onvoldoende aan de noden van deze tijd. Bovendien was er in deze structuren te weinig doorstroming, waardoor nieuwe ideeën minder kans maakten. Een opfrissing van deze democratische structuur in een doordachte combinatie met participatieve methoden is aan de orde.
- Rollen: Wat is nog het draagvlak van de gekozen vertegenwoordigers, die al meer dan 10 à 20 jaar trouw dit engagement opnemen? Wie vertegenwoordigen deze vrijwilligers nog? Meer doorstroming is ook hier gewenst. Bovendien kunnen deze vertegenwoordigers gerichte ondersteuning gebruiken om zich meer vanuit de afdelingen te voeden.
- Regels: ook al zijn de afdelingen steeds meer divers, dan nog kan één lokaal incident aanleiding geven tot een regel die voor alle afdelingen van de vereniging geldt. Regels dienen om het fragiele evenwicht te bewaren tussen enerzijds structuur en duidelijkheid, en anderzijds voldoende ruimte laten aan de eigenheid van elke lokale afdeling.
Probleem is dat, eenmaal we procedures hebben, we er niet meer vanaf geraken. We vergeten te evalueren of onze procedures ons nog helpen. Voor vele vrijwilligers is ‘verenigen‘ belangrijker dan ‘de vereniging’. We verbinden ons aan een idee of een missie, meer dan aan een organisatie. Horizontale en informele, losser georganiseerde initiatieven, zoals burgerinitiatieven, trekken ons aan.
Zorgwekkende afstand tussen vereniging en afdelingen
We moeten meer inzetten op de P van People. Uit het onderzoek van Joris Piot blijkt dat er een zorgwekkende afstand is tussen de verenigingen en hun afdelingen. 80% van de voorzitters van afdelingen gaven aan zich betrokken te voelen op hun vereniging. Maar amper de helft van hen ervaren een vereniging die betrokken is op hen. Vooral bij afdelingen waar weinig doorstroming is in het bestuur, leeft het gevoel dat hun vereniging niet aanwezig is.
- Eén van de redenen is dat verenigingen personeel weghalen bij de afdelingsbegeleiding. Besparingen en de keuze voor innoverende experimenten liggen hier aan de grondslag. Zo zijn er afdelingsbegeleiders die meer dan 80 afdelingen moeten opvolgen. Dat dit resulteert in minder contact spreekt voor zich.
- Nog een reden is dat ‘verstillende’ afdelingen hun vereniging plots zien ‘versnellen’. De vereniging ziet, dankzij haar overzicht, vlugger de vergrijzing bij haar afdelingen, en gaat recht op de pedalen staan met een mix aan verbeteracties: bijvoorbeeld stimuleren van lokale wervingsacties, vernieuwende activiteiten om een meer divers publiek te bereiken, faciliteren van bestuursvernieuwing, intensief ondersteunen bij het opstarten van nieuwe afdelingen, en het actualiseren van hun missie. Deze goedbedoelde acties zorgen voor een groeiende afstand tussen de ‘snelle’ vereniging en de ‘ralenti-goed-draaiende’ afdeling.
Hoe zet je in op de P van People?
- Stem af met wat er leeft aan de basis. Geef ondersteuning die vertrekt vanuit het perspectief van de afdeling en vrijwilligers. Waartoe ondersteund wordt, moet meer de keuze van de groep zijn en in dialoog gebeuren met de vereniging. Door aandachtig te luisteren naar de afdelingsbegeleiders in je vereniging blijf je ook op de hoogte van wat er leeft bij de afdelingen. Geef de afdelingsbegeleiders dus ook een stem in de besluitvorming van je vereniging. Meer lezen: Hoe lokale afdelingen en vrijwilligers inspireren
- Verbind mensen met elkaar. Wanneer mensen voelen dat ze ergens deel van uitmaken, is hun bereidheid om actief bij te dragen groter. Maak verbinding tussen mensen, dan ontstaat betrokkenheid. Dat betekent dat je aandacht hebt voor de cultuur van de organisatie: mensen zijn eerder emotionele dan rationele wezens. Niet de structuur van een organisatie, maar mensen trekken mensen aan. Juist, de P van People. Tips om verbinding te maken tussen mensen: Van vrijwilligersmanagement naar betrokkenheidsmanagement
Meer lezen: Wat is het PPP-model?
