Je kan het PPP-model toepassen op je afdeling.
Tussen hamer en aambeeld?
De middelste driehoek is de PPP van de afdelingsbegeleider, tussen de PPP van de afdeling en de PPP van de vereniging. De afdelingsbegeleider heeft een brugfunctie: hij of zij is de vertegenwoordiger van de afdeling naar de vereniging en omgekeerd. Uit onderzoek blijkt dat de afdelingsbegeleider vooral vertegenwoordiger is van de vereniging naar de groep en te weinig vertegenwoordiger van de afdeling naar de vereniging.
Een vereniging kan afstemmen met wat er leeft aan de basis door voldoende te luisteren naar haar afdelingsbegeleiders.
‘Product’ van de afdelingsbegeleider
Afdelingsbegeleiders maken lokale afdelingen sterker.
Een belangrijke functie van een afdelingsbegeleider is om de missie van de vereniging kenbaar te maken. Dat is de enige topdownbenadering die werkt.
- Resultaat: hoe kleiner de afstand tussen de doelen van de vereniging en die van de afdeling, hoe krachtiger een afdelingsbegeleider kan ondersteunen. Bij een grote afstand verschuift de kerntaak van een afdelingsbegeleider van ondersteunen naar bemiddelen. De vraag is dan hoeveel afstand een vereniging en/of afdeling kan verdragen. Of met andere woorden: wanneer is bemiddelen ook geen optie meer?
- Techniek: afdelingsbegeleiders kiezen in hun ondersteunen vooral voor interventies. Bijvoorbeeld informeren, feedback geven, confrontatie aangaan, aanmoedigen, bevragen, telefoneren of mailen. Omdat werkvormen een degelijke voorbereiding vereisen, heeft de afdelingsbegeleider meer tijd om het juiste evenwicht tussen product en people voor een bepaalde afdeling in een bepaalde context te vinden. Op vergaderingen praat men overwegend over het product: hebben we onze doelen behaald en was dit op een efficiënte manier? Dit resulteert meestal in een gesprek waar enkelen vooral het woord nemen en de meesten zwijgen. De groep kent elkaars beleving niet. Werkvormen kunnen dan de people-kant meer aan bod laten komen.
‘People’ van de afdelingsbegeleider
Voorwaarde om een afdeling echt te ondersteunen is een goed contact.
- Gedrag: een goed contact tussen afdelingsbegeleider en de groep zorgt voor wederzijds vertrouwen, waardoor het op spannende momenten in de groep mogelijk is om op maat te begeleiden. Helaas hebben veel afdelingsbegeleiders meer dan dertig groepen op te volgen, waardoor de kwaliteit van het contact in het gedrang komt. Terwijl juist tijdens die vergaderingen, activiteiten of feesten de afdelingsbegeleider het gedrag van een groep kan observeren en lezen.
- Beweegredenen: via het observeren van gedrag kunnen we beweegredenen interpreteren. Maar nog beter is om dit te combineren met elkaar te bevragen. Hoe heeft iedereen de vorige activiteit beleefd? Welke beweegredenen schuilen daarachter? En hoe kunnen we dit in overeenstemming brengen met het gemeenschappelijk doel van de afdeling (product)? Zo kan een afdeling terug duurzaam verbinden, ook met nieuwe vrijwilligers.
‘Procedure’ van de afdelingsbegeleider
Maak jij gebruik van werkvormen om alle vrijwilligers aan boord te krijgen?
- Structuur: de afdelingsbegeleider zoekt samen met de afdeling naar structuren die werken, structuren die zowel product als people versterken. Daarnaast biedt hij of zij ook werkvormen aan die oog hebben voor zowel product als voor people.
- Rollen: op maat van de afdeling adviseert de afdelingsbegeleider een werkorganisatie via taken of via functies, de duur daarvan en de manier om doorstroming van vrijwilligers mogelijk te maken.
- Regels: de afdelingsbegeleider maakt de afdeling bewust over de bruikbaarheid van hun huishoudelijk reglement en van het belang dat er ruimte blijft om met nieuwe ontwikkelingen aan de slag te gaan.
Op welke P begeleid je?
Een afdelingsbegeleider sluit zich niet op in één P. Je kiest voor permanente aandacht voor alle P’s. Slechts wanneer een P de nodige aandacht ontbreekt, doe je een interventie op die P.
Een afdelingsbegeleider kijkt naar een groep door de bril van het PPP-model: wat loopt er goed in de groep en wat loopt er minder goed? Een afdelingsbegeleider probeert zoveel mogelijk de groep zelf dingen te laten uitvoeren en komt alleen maar tussen op die P waar op dat moment een interventie nodig is. Op het moment dat het probleem is hersteld, laat hij de groep terug in haar autonomie.
Meer lezen: Wat is het PPP-model?
