PPP van de afdeling

Je kan het PPP-model toepassen op je afdeling.

‘Product’ van de afdeling

Waarom bestaat je afdeling? En is dat motiverend voor (nieuwe) vrijwilligers? Hoe organiseert je afdeling haar activiteiten? En is er ruimte voor iets nieuws?

• Resultaat: elke afdeling heeft best een enthousiasmerende bestaansreden (‘missie’). Het is ook beter deze te richten op de omgeving, zodat de groep bruggen kan bouwen. Ideaal kent elk groepslid de missie expliciet en handelt hij of zij van daaruit. Sommige afdelingen dreigen te professionaliseren, bijvoorbeeld omdat ze vrijwilligers aantrekken die hun sporen hebben verdiend in de managementwereld. Deze bestuurders gebruiken modellen en tools uit hun professioneel leven en verkleinen, meestal via procedures, daardoor onbewust de speelruimte van elke vrijwilliger.
• Techniek: elke afdeling heeft zijn manier om activiteiten te organiseren. Ideaal bekijkt men elke keer opnieuw hoe men met de groep het resultaat het best bereikt. En nog beter is om de werking niet vol te plannen, maar ruimte te laten. Ruimte voor iets nieuws, voor de ideeën van nieuwe vrijwilligers. Dit vermindert sterk bij ‘routineuze’ afdelingen waar draaiboeken vernieuwing bijna bij voorbaat uitsluiten.

Soms hebben bijdragen op ‘product’ een negatieve invloed op ‘people’. Maar niet altijd. Groepen hebben succes nodig. Zeker beginnende groepen. Een afdelingsbegeleider heeft de taak om afdelingen te helpen om die successen te zien.

‘People’ van de afdeling

Wie zegt wat in je afdeling? Is elke vrijwilliger op zijn of haar manier betrokken? En waarom zetten mensen in je afdeling zich vrijwillig in?

• Gedrag: welk gedrag zie je in de afdeling? Is iedereen even goed mee, zijn er kliekjes, wie neemt enthousiast initiatief, wie zwijgt op de vergadering? Ideaal weet een groep van elkaar hoe het samenzijn en samenwerken door iedereen wordt ervaren. Het is enkel zo dat een groep iedereen op zijn talent en goesting kan aanspreken en zo een langdurig engagement mogelijk maakt. Wanneer de cement van de vriendschap een muur vormt voor nieuwe vrijwilligers, valt de doorstroming van vrijwilligers stil en evolueert de afdeling van ‘routineus’ naar ‘verstillend’.
• Beweegredenen: op het moment dat we bevragen waarom iemand iets doet of juist niet doet, krijgen we een correcter zicht op de beweegredenen dan louter via interpretatie van gedrag. Ideaal wordt het ‘waarom’ van elke vrijwilliger verbonden met elkaar in de bestaansreden van de groep. Klassiek evalueren de meeste vergaderingen uitsluitend op efficiëntie en effectiviteit van activiteiten (‘product’). Terwijl men daarnaast ook best zou peilen naar de beleving van elke vrijwilliger in die activiteit. Het is dan een kleine stap om van de beleving naar de beweegreden te gaan.

‘Procedure’ van de afdeling

Wie neemt de beslissingen in je afdeling? Hoe worden verantwoordelijkheden verdeeld?

• Structuren: vanaf dat een afdeling verkiest om niet alles in grote groep te communiceren en te beslissen, delegeren ze verantwoordelijkheden naar subgroepen. Zo ontstaan dan bijvoorbeeld besturen, werkgroepen, commissies. Ideaal zijn dat structuren die zorgen dat de afdeling zowel haar product als haar people realiseert. Dit veronderstelt een zo klein mogelijke afstand tussen de structuren en de groep, zodat de groep bewust blijft van de taak van die structuren op het vlak van product en people. Wanneer de doorstroming in een structuur stilvalt, groeit de afstand zienderogen met de groep.
• Rollen: dit zijn verantwoordelijkheden die een afdeling delegeert naar personen. Zo krijg je de klassieke functies van bijvoorbeeld voorzitter, penningmeester en secretaris. Ook hier is het de boodschap om de afstand tussen groep en rollen zo klein mogelijk te houden. Rollen die bijvoorbeeld meer dan 8 jaren door dezelfde personen worden ingevuld, dreigen de afstand tussen bijvoorbeeld de voorzitter en potentiële opvolgers danig te vergroten zodat vervanging bijna onmogelijk wordt.
• Regels: in afdelingen toont zich dat meestal in een huishoudelijk reglement dat voorschrijft hoe groepsleden met elkaar in bepaalde situaties omgaan. Er zijn bijvoorbeeld regels om tot structuren en rollen te komen, of regels bij wangedrag. Hoe langer een afdeling bestaat, hoe meer regels er zijn, hoe minder vrije ruimte en alles gebetonneerd geraakt.

Evenwicht tussen product, people en procedure

Het gaat erom een goed evenwicht te vinden tussen product, people en procedure. Als een afdeling bijvoorbeeld vooral praat en praat, dreigt ze niets te realiseren. Als een afdeling bijvoorbeeld te fanatiek gaat voor een resultaat, loopt ze het risico haar vrijwilligers te vergeten.

De kracht van je vereniging zit lokaal

De middelste driehoek is de PPP van de lokale afdeling. Die staat centraal omdat de lokale afdelingen de kern vormen van het verenigen.

Door de professionalisering binnen het verenigingsleven wordt steeds meer het perspectief van de landelijke werking ingenomen. “Hoe kunnen we de lokale afdelingen meer betrekken op ons?”, klinkt het dan vaak. Het is op dit niveau dat een perspectiefwissel nodig is. Verenigen, dat is vooral een lokaal gebeuren. Verenigingen zijn vanuit de lokale afdelingen ontstaan.

Er zijn in het sociaal-cultureel volwassenenwerk in Vlaanderen meer dan 180.000 vrijwilligers in zowat 14.000 afdelingen. Vlaanderen drijft voort op het engagement van velen: je geeft gas voor meer gemeenschap en meer burgerschap, je leert nieuwe dingen die je als mens versterken, je kiest voor engagement. Sociaal-cultureel werk gaat over een heleboel mensen die iets willen doen. Daar broeit en bloeit van alles.

Van onderuit werken in verenigingen betekent dat je vertrekt van de praktijken die lokale groepen zélf opzetten. En dat je deze ondersteunt, versterkt en eventueel opschaalt. Verbonden verenigingen en hun professionals zien het potentieel dat aan de onderkant van de organisatie aanwezig is en weten dat in te zetten voor de eigen missie. Zij beseffen ook dat je, wat er aan de basis leeft en borrelt, de nodige aandacht moet geven. Door lokale afdelingen eigenaarschap te geven, stimuleer je initiatief en verhoog je hun betrokkenheid en enthousiasme. Je wakkert mee een vuur aan dat de daadkracht van de hele werking vast en zeker positief beïnvloedt.

Meer lezen: De kracht van je vereniging zit lokaal